康宪利

【内容摘要】 志书的编修就是资料的搜集整理和运用资料进行编写的过程，强力的组织协调是做好资料搜集整理工作的保证。当前，部门志的资料搜集工作中存在许多问题，归结起来主要是领导重视程度不高，组织协调工作不到位等导致的。因此，只有加大对部门志编修资料搜集工作的领导，“一把手”亲自抓，分管领导与总纂具体推进，通过健全常态化工作机制等措施，才能确保工作顺利开展。同时，县史志部门也应加大力度推进部门志编修工作。

一部志书的编修就是资料的搜集整理和运用资料进行编写的过程，强有力的组织协调各方力量是做好资料搜集整理工作的保证。东海县从2017年开始在全县推进部门志的编纂工作，几年的实践表明，一部合格的志书，必须有全面、丰富、系统的资料作为支撑。凡是部门主要领导重视，从各方面加强对编志工作组织协调，尤其是从开始就组织发动各科室、各单位进行资料查找，并能在整个编纂过程中不断完善资料整理工作的，最终都能比较顺利的完成志书编写；反之，不是进度缓慢、迟迟完不成资料搜集任务，就是因为资料缺得太多，无法成书半途而废。因此，提高对部门志资料查找工作的认识，健全常态化工作机制，加大组织领导力度，不仅可以高质量完成资料搜集，更为志书的编纂打下坚实的基础。

一、主要问题及成因

一是认识不到位。志书编修工作是一项专业性比较强的工作，县级部门志的编修是近几年的事，多数单位的领导对编志工作了解不多，对志书编修工作的总体情况和工作难度估计不足，对志书资料涉及的范围之广、时间跨度之长不清楚，有搞一搞突击就能完成的想法。有的认为，编志就是找几个会写文章的人，把单位主要年份的工作总结汇编成册，或是将历年大事记集中整理；有的认为，编志所有资料都在档案室，抽一两个人翻翻档案，整理整理就能完成；总之，大多是认为部门志的编写是少数编写人员的事，和部门大部分人没有多大关系。

二是组织协调不到位。有的单位在指定或骋请1—2名编纂人员后，分管领导简单开一个会议布置一下，就借口工作头绪多，不再过问，导致在资料查找工作中出现许多问题无人出面解决，如档案资料的复印、文档的打印，特别是科室及所属单位人员配合不够，没有归档和正在使用的资料不能及时提供等问题，直接影响了资料查找工作的顺利开展。有的部门由于没有在本系统建立相应的编志组织机构，导致编志资料查找工作无法深入到科室或所属单位；有的单位工作布置到科室和所属单位，但由于人员变动频繁，没有固定人员负责资料查找工作，使编纂资料的搜集时断时续，根本无法不能按要求提供。

三是资料查找不到位。编志资料的收集是一项艰苦而又细致的工作，需要付出大量的时间和精力，但由于资料查找人员多为在职工作人员，本职工作比较多，大多数人不愿意花费太多时间用在编志资料的查找上，普遍存在简单应付的问题，因而漏查资料较多。编志所需的资料分为文字资料、口碑资料和实物资料三类，由于各单位档案室归档的大多是文字资料，主要包括领导讲话、有关文件、文献、单位年终总结等，比较容易搜集。但非文字资料、口碑资料，包括访问记录、调查笔记，实物资料，如纪念碑、纪念馆、证章、用品或装备等，就比较难找，也难于保存，大多数单位只重视文字档案和图片资料的查找，不重视非文字资料和口碑资料的搜集整理。音像资料，如录音带、录像带、电影纪录片、幻灯片等，由于不便使用，更容易被忽视。

四是经费保障工作不到位。县级部门办公经费普遍偏紧，各项开支都需要提前预算。由于部门志的编写工作量比较大，往往需要几年时间，有些单位对编志工作所需经费预算不足，不愿购买必要的办公设备或一味的压缩编志时长，导致工作开展困难、压力增大。特别是部门对聘请的编纂人员大多数每月只补助2000多元，待遇普遍偏低，很大程度挫伤了编纂人员工作的积极性。

二、对策及思考

第一，领导重视，是搞好志书资料搜集的前提。部门志是全面、系统地记述本部门包括机构沿革、党政工作、人物等各个方面情况的专著，部门志的编纂资料的内容必须历史地、系统地、全面客观地反映一个部门的全部工作，即我们通常说的，“横向到边，纵向到底”。俗话说，巧妇难为无米之炊。编缉人员再高的编写水平，没有丰富的资料作为素材，也无法编成一本好的志书。因此，部门志的编修工作从一开始就必须得到部门领导尤其是主要领导的重视和支持。只有“一把手”才有协调全局工作的权力，可以调度各个科室和单位的人事权力，保证人员有足够的时间完成资料搜集工作。目前，我县普遍的做法是，由部门“一把手”挂名任编纂委员会主任，分管领导任副主任。

县交通运输局是县级部门中比较大的系统，工作内容较广泛，既有行政管理和执法职能，还是交通工程建设和运输产业部门，机构变动也比较大。2018年7月，东海县交通运输局启动《东海县交通运输志》的编纂工作以后，由局党委书记、局长亲自挂帅，担任编委会主任，党委领导班子所有成员任副主任，局各科室主要负责人、所属单位“一把手”担任编委会成员，组建了部门志编纂工作的组织领导体系。开始由于没有充分估计修志工作的难度，没有全力组织调配人员深入开展资料搜集工作，乐观地打算一年内完成志书的编纂出版工作，结果一年很快过去了，资料查找工作才进行一半。局领导汲取教训后，认识有了很大提高。他们提出，把《东海县交通运输志》的编纂作为交通运输工作的“千年大计”，作为存史资政的重要手段，作为培育交通文化品牌的重要载体，拿出既要对历史负责也要对自己负责的责任担当，高标准做好志书资料的搜集整理工作。重新调整人员，把资料搜集工作作为基础工作，“一把手”亲自抓，分管领导与总纂具体推进，各方都为修志工作“开绿灯”，确保每个科室、每个下属单位都有专人负责资料查找工作，都能安排一定时间做好资料整理。从而把修志工作这一看似“少数人的事”真正成为全局“大家的事”。不断通过强有力的组织领导，凝聚全局各方力量，形成合力，形成众人拾柴火焰高的良好局面。

第二，健全和完善工作机制，才能序时推进资料查找工作。许多修志部门希望编纂工作能够尽快完成，但没有强有力的工作机制，在资料搜集阶段就遇到很多困难。资料的反复找补，严重挤压了编纂人员的案头工作时间。东海县交通运输局等部门通过制定有效的工作机制，有效保证了资料搜集工作的质量，使编纂工作事半功倍。具体是建立四个机制。一是健全资料报送目标责任制。在局各科室和局所属单位都有专人负责资料查找工作的基础上，总纂根据志书大纲要求，把资料搜集任务清单分解落实到各单位，并明确报送的时间节点，限期完成报送任务。二是建立定期通报制度，加大工作督查力度。对各单位资料查找工作进度，按周发布通报。2020年5月，局专门印发《关于进一步加强<东海县交通运输志>编纂材料整理上报工作的通知》, 明确提出要加强工作跟进，定期开展督查。对各单位资料搜集整理工作进度情况每周2次定期进行通报。对工作迟迟无进展的单位负责同志，由县局领导进行约谈，并拿出具体工作措施。三是资料验收制度。查找的资料能否达到使用要求，必须经总纂验收，根据总纂意见，有些需要进一步补充和完善，达到要求后，才能进行下一步工作，这样可以避免大面积的返工问题的发生。四是后勤保障制度。局里在经费和办公设备等后勤服务上给予充分保障，为编纂工作创造了良好环境。

第三，持续抓好资料搜集人员的指导工作，可以有效提高资料质量。部门志编写单位应高度重视资料搜集工作，用工匠精神打造志书精品。部门志的资料有几个特点。一是来源相对集中。部门志的资料主要是本部门工作的反映，因此，来源大部分在本部门的工作档案中。二是生成时间相对较短。现有党委、政府部门多为新中国成立后建立的，相对于一个地方存在的历史要短得多。三是资料质量相对较高。只要我们明确哪些是所需要的有价值的资料，尽可能全面地反映本部门从成立到现在的所有内容。搜集与查找是编写部门志的前提和基础，编写资料准备工作做得越扎实，编写志稿时就会越顺手。我们主要从以下几个方面抓好资料搜集。首先列出清单，分科室、分单位逐项讲解培训。由总纂根据大纲内容，明确有关科室或单位所需资料的范围和方向,并拟定采集资料的详细清单和提纲后，分别召集人员对照清单进行讲解，确保资料查找人员知道“找什么，如何找”。二是保持与业务人员互动畅通。总纂应经常与相关科室或单位业务人员共同研究现有资料的重点和价值，确保资料能“全面、系统、客观、真实、连贯”的反映某一方面的工作内容。在这同时，反复与相关工作人员保持沟通，动员和指导他们想方设法得到尽可能多的资料，防止因怕麻烦而造成的资料遗漏。三是突出抓好近期资料的搜集。资料性是志书的重要属性，资料贫乏、内容缺失是志书的致命问题，志书编纂的时代性，要求我们对编写资料的搜集不能只注重于过去的历史资料，根据“详今略古”的记述要求，还必须重点搜集查找当今接近下限年份的部门工作资料。这部分资料有当一部分是分散在广大科室人员的手中，有些还在动态的增加中，因此，我们必须把资料的查找与不断完善工作贯穿于志书编写的全过程。

第四，充分利用现代网络手段，全方位拓宽资料搜集的渠道和范围。一是充分运用现代化办公手段，多种渠道获取资料，无论是报刊杂志、广播电视，还是互联网，只要是与篇目相关的资料，都可以拿来。二是建立微信群，可以随时提出工作中的问题，也可以即时报送资料，既方便互动，同时大大提高工作效率。

第五，县史志部门的对部门志编修工作推进力度应进一步加大。作为全县部门志编修工作的管理指导部门，应加强部门志编修队伍建设。可以从制定相关指导政策入手，组织工作培训和业务交流，不断提高广大编纂人员的业务水平。对部门志编修工作中出现的问题应加强与部门的沟通协调，为提高编修人员的工作待遇和补贴收入创造条件，以稳定现有编纂队伍，吸引更多的人加入志书编写工作，不断壮大编修队伍。